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浅析水利工程档案管理问题及措施

作者::蔡倩芸 | 字数:0 时间:2020-06-18 来源:

摘要:得益于我国经济水平的稳定提升,我国水利工程建设事业发展受到人们重视。作为水利工程建设中的核心内容,水利工程档案不仅是水利建设的重要记录凭证与原始资料,更是水利工程开展施工验收作业的重要凭证。所以如何强化水利工程档案管理俨然成为水利建设单位部门的重点关注内容。但是因些许管理问题的尚存,导致水利工程档案管理效果不尽人意,需要借助科学应对措施来强化水利工程档案管理水平。

关键词:水利工程;存在问题;档案管理;应对措施

水利工程建设对推动社会发展、促进国民经济增长有着至关重要的作用,针对水利工程档案的形成,是指在水利工程规划、勘探、设计、施工、竣工等阶段所形成的资料数据,具有较高的保存价值。通过水利工程档案管理高质量开展,不仅起到规范工程建设管理的作用,亦可以对工程建设期间存在问题及时界定,帮助管理人员发掘工程建设存在问题,以此为依据制定科学补救措施来规范水利工程建设。也正因此,进行水利工程档案管理的探析研究具有至关重要现实意义。

1水利工程档案特点分析

1.1法制性

随着档案管理愈发受到人们重视,近几年我国针对水利工程档案管理颁布相关管理规定要求,如《水利科学技术档案管理规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等。通过对水利工程档案管理提出更高的管理标准要求,促使档案管理工作可以有据可依、有章可循[1]。与此同时,水利工程建设期间,所搜集的档案资料涉及到各单位资质证书、设计文件以及施工许可等文件。这些文件的利用必须通过相关政府部门的认同与许可之后方可应用,所以可以进一步体现出档案管理的法制性特点。

1.2档案多样性

现阶段水利工程档案管理工作开展,具备周期长、种类多以及内容涉及范围广等特点。在具体水利工程建设期间,其档案资料收集涉及到农业、交通业、电子通信业、工业、电力业、生态环境等方面。与此同时,水利工程建设涉及到电力、机械、地质、建筑、水文、气象等专业领域,所以使得水利工程建设有较高要求与技术性,所形成的档案资料广泛。相关档案人员需搜集科技综合档案、工程设计档案、水文档案、测绘档案、勘测规划档案、移民安置档案、地质档案以及声像档案等。以作者单位为例,水利工程建设涉及到水厂、河道整治、防洪排涝、电站扩容、水闸、农村饮水、节水灌溉、海堤等建设内容,具体档案资料内容包括可行性研究报告、初步设计图、实施方案、设计变更、联系单、安全评价报告、施工图、会审表等材料。

1.3同步性

针对水利工程项目建设,其中各个施工建设活动的开展必然会伴随相关记录与成果的产生,例如工程是否值得建设开发,需要依据对项目建议书的制定与规划;工程建设是否可行合理,需要进行可行性研究报告的制定与研究;怎样规范、高质量开展工程建设,需依托于设计图纸与施工方案的规划等。由此可以体现出,水利工程建设与档案资料之间保持同步。

2水利工程档案管理尚存问题分析

虽然各个单位对档案管理的重视度不断提升,但是多种限制性因素的存在,仍使得工程档案管理存在诸多问题,具体体现为:(1)例如部分大型水利工程建设,因建设周期长,并且工程建设期间参见单位众多,这就导致工程建设期间形成的资料档案较少,使得水利工程档案资料匮乏。并且在具体施工期间,因项目变动迁移、机构解散等现象的发生,导致档案材料遗失现象时常发生。再加上大部分单位开展档案管理工作,仅是在工程项目建设竣工阶段,或者是在快要竣工阶段开展档案收集,导致档案管理工作出现原始资料丢失、原件资料匮乏等现象。(2)因水利工程建设周期较长,再加上部分单位对材料收集的不重视,导致材料收集工作开展不及时,对水利工程建设期间存在的材料档案无法完整收集。(3)大部分单位在开展档案管理工作期间,针对档案的整理,会进行复印件、原始档案、电子版档案的存留,虽然档案资料保存较为完整,但会大量占据存储空间[3]。(4)档案资料的借阅需要经过档案办公室、总工办等部门的审批。而针对档案归档却未制定严格的标准与要求,仅是在归档时间方面做出限制,导致档案归档不及时。

3水利工程档案管理应对措施

3.1注重档案收集工作的强化

要想进一步提升档案收集管理效果与有效性,需依据具体工程建设情况,在项目准备阶段、施工阶段以及竣工验收阶段进行档案采集的强化。档案管理部门需要求档案管理人员加强与工程参见单位的联系,并按照规定制度严格开展档案收集工作。需要注意,不同阶段所开展的档案收集工作标准要求不同,所以必须按照规定标准开展符合不同建设阶段的档案收集工作,确保水利工程项目档案资料收集的完整性与连续性。此外,档案管理部门需积极参与到项目验收活动中,对项目验收阶段档案资料的提交细致审核,若发现档案资料中存在问题、漏洞,需要求参见单位重新进行档案资料的搜集和提交,确保档案资料达到标准要求后方可继续参与决算。

3.2注重档案管理工作的连续性、有序性开展

水利工程档案的形成涉及到项目建设全过程,所以必须保证档案管理工作开展的连续性与完整性,依据对实际项目建设需求的分析,从以下方面强化项目档案管理的有序性和连续性:(1)施工准备阶段。施工准备阶段涉及到诸多报批文件,管理人员需按照规定要求对报批文件妥善管理,通过合理且科学的文件分类、排序,进一步提升报批文件的管理有效性,发挥出后期查验阶段报批文件的作用与价值;(2)工程设计勘测阶段。按照规定分类要求,合理分类水利工程项目中涉及到的水文、气象、地质等参数性文件资料;(3)工程施工阶段。按照规定要求统一整理施工文件材料、施工技术材料、竣工验收材料、分部工程材料、分项工程材料等,确保材料的整理与收集符合专业要求。针对工程验收阶段形成的验收记录、审核文件,必须按照规定要求规范性整理。档案部门需引导管理人员明确,必须对文件档案之间存在的关联性明确掌握,按照规定要求将资料档案装订成册,提升档案整理收集的连续性与完整性[3]。

3.3注重档案管理机制完善

要想进一步规范档案管理工作,进行管理制度机制的完善健全至关重要,在具体档案管理期间,首先提高对档案管理重视度,做到在项目立项阶段为项目建设配备专职档案管理人员,将档案管理工作与项目建设成本管理、质量管理、进度管理、安全管理放在同等地位。其次,依据工程建设具体情况,合理制定与落实各项规章制度,依据工程建设需求进行岗位职责重新修订,结合对相应管理措施的制定,做到对水利工程档案管理的层层落实与完善,实现在档案管理期间进行岗位职责制度的落实与践行。与此同时,要求档案管理人员明确自身职责,做到档案管理过程中职责分明。最后,严控项目档案验收,要求管理人员对归档的档案文件细致审查,做到归档文件完整、有序,进一步提升档案管理的规范化、系统性以及标准化。

3.4注重档案人员素质强化与管理信息化建设

随着档案管理标准与要求的愈发严格,对档案人员能力素质提出更高的标准要求。构建高素质、高专业档案管理队伍俨然成为档案管理工作强化的关键所在,所以单位需加大对人员素质能力强化的重视度。若条件允许,积极组织档案管理人员开展集体性的先进管理技术、理念教育活动,进一步深化人员的专业素质能力与技能水平。与此同时,组织档案人员结合定期培训教育、进修学习的方式,促进管理人员管理观念与思维的转变,并深入掌握现阶段档案管理领域的发展态势、相关法规制度的提出等最新动态,确保其档案管理工作开展满足水利工程建设需求。另外,加大信息化档案管理重视度,引进更为先进的管理技术,并注重对老旧设备的更新与维修,确保档案管理具备良好硬件环境。

4结束语

综上所述,水利工程档案管理具备周期性长、档案种类繁多、内容广泛等特点,要想避免与消除现阶段水利工程档案管理存在的问题,必须依据对工程建设具体情况与需求的分析,以科学应对措施为依据为档案管理强化提供指导,充分发挥出档案管理作用与价值。

参考文献

[1]王晓娟,孙树清,王焕芳.水利工程档案管理问题及解决措施探讨[J].科技资讯,2015,13(17):148-148.

[2]陆贝贝.水利工程档案管理存在问题及措施[J].城市建设理论研究:电子版,2015(30):00186-00186.

[3]张明兰.信息化背景下水利工程档案管理存在的问题及策略[J].办公室业务,2018,299(18):147+152.

作者:蔡倩芸 单位:泉州水务工程建设集团有限公司规划设计分公司

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