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水利水电科技档案管理措施及作用分析

作者::史学红 | 字数:0 时间:2020-06-18 来源:

摘要:水利水电工程项目不仅是国家的重点建设项目之一,而且也是基础,对国民经济的发展具有至关重要的影响和作用。所以本文针对水利水电科技档案现代化管理措施以及作用进行分析,为水利水电事业的未来可持续发展打下良好基础。

关键词:水利水电;科技档案;现代化;管理措施;管理作用

在水利水电发展过程中,要想实现现代化的管理,就必须要意识到科技档案在其中的重要性,科技档案管理水平的高低,将会直接影响到水利水电工程项目在规划和建设过程中的整体情况。所以对于水利水电建设单位而言,必须要对科技档案的现代化管理理念、管理措施等投入更多的关注和重视,并且实现对科技档案的合理利用。这样不仅可以从根本上促使水利水电科技档案现代化管理水平得到有效提升,而且还可以为我国水利水电工程项目的建设提供有效保障。

一、水利水电科技档案现代化管理问题

1.缺乏健全的档案管理制度水利水电工程项目在规划和建设过程中,不仅对我国的国民经济增长具有至关重要的影响和作用,而且还可以满足农业经济在发展过程中对水利水电工程项目提出的个性化要求。除此之外,在人们的日常生活过程中,水利水电工程项目一直以来都是其中的发展重点,所以必须要意识到水利水电建设的重要性。在水利水电工程项目的规划和建设过程中,科技档案在其中具有非常重要的地位,会直接影响到水利水电工程的建设。在与现阶段水利水电科技档案现代化发展现状进行结合分析时,发现整体发展状态并不是很理想。导致这一现象出现的根本原因是由于缺乏健全的档案管理制度,部分企业虽然建设和利用了一些比较良好的管理制度,但是这些管理制度很难真正有效的落实到实处,同时也无法与对应的监督管理措施之间建立良好的合作关系。由此可以看出,管理制度在提出以及具体应用过程中,不仅没有取得实质性的意义和作用,而且还会导致档案管理工作在开展时严重缺乏标准化、规范化。除此之外,在日常工作实施过程中,缺乏严谨的态度,具有非常明显的随意性特征,这样不仅会导致部分档案丢失,而且还有不少档案无法及时归档处理,久而久之,就会导致水利水电档案建设工程项目在实施过程中,一直以来都处于非常低的水平状态。甚至无法实现进一步的深入发展,最终档案的质量也会造成非常严重的影响。由于无法对工程项目的实际情况进行了解,在无形当中就会导致水利水电工程建设受到严重的阻碍影响。

2.缺乏及时有效的归档水利水电工程项目在建设时,由于其自身会涉及到的环节和内容普遍比较多,同时该工程项目具有庞大性的特征,施工工期非常长,甚至可以达到数年。在对各种不同类型的档案资料进行整理和归档时,必须要保证良好的连续性。但是由于水利工程项目的建设具有复杂性,所以势必会很多单位共同参与其中,这也是导致人员变动比较灵活的主要原因之一。因此,在水利水电工程项目的建设过程中,其实有很多资料无法及时收集,同时也无法实现对所有资料及时有效的保存。也就是在实践中,无法实现定期或者是及时对这些档案进行归档处理,同时档案的收集、整理和保存也面临着巨大的困难。

3.无法实现信息资源的有效共享通常在对各种不同类型的资料档案进行归档处理时,一般都会利用传统的方式,实现对纸质资料的收集、归档和保存。但是需要注意的一点就是,纸质档案资料本身就比较容易受到损坏影响,同时也很难实长期的保存。除此之外,虽然科学技术当前的整体发展形势比较良好,在很多领域中也实现了合理利用,但是电子与纸质档案之间并没有实现有效的同步,进而导致现有的信息资源很难实现有效共享。

4.现有档案管理人员专业能力不足水利水电工程项目在规划和建设时,建设单位大多数都会将项目的建设和管理重点放在质量、进度以及成本等各方面的控制上,很容易就会忽视档案管理对于整个项目的重要性。由于整个项目在建设时,对于档案管理的意识薄弱,所以在档案管理人员的聘请方面,也不会投入过多的关注,档案管理更多的是以一种形式化的路线存在。在与当前档案管理工作开展现状进行结合分析时,发现现有的档案管理人员大多数都是刚刚进入职场的“新人”,不仅没有相关工作经验,而且还有部分人员之前所学习的专业与档案管理丝毫没有任何的联系。还有部分项目建设时,直接是让工程技术人员来兼职档案管理,这种岗位安排就是明显的不对应,技术人员根本不知道档案管理工作主要的流程、管理内容。所以,在整个档案管理工作开展时,过于的被动、盲目,这也是水利水电工程项目档案管理工作水平无法得到有效提升的主要原因之一。档案管理工作在开展时,具有专业能力,专业知识水平偏高、有丰富实践经验的管理人员数量普遍比较少,所以档案管理工作很难落实到实处,进而导致档案管理过于混乱等各种问题发生。

二、科技档案现代化管理在水利水电建设中的作用

水利水电档案建设工作在具体开展过程中,其主要目的就是为了保证各种不同类型资料档案在收集和利用时具有真实性和有效性,同时还要保证这些档案的完整性,这样才能够提高这些档案资料的整体利用率。在这一基础上,可以与实际情况进行结合,对科技档案进行科学合理构建和利用,这样不仅方便实现对各种不同类型信息的分析、挖掘,而且还可以实现对这些信息的有效整合,并且将这些信息真实有效的保存在对应的档案当中。现代化技术在提出以及具体应用过程中,具有非常明显的优势特点。通过对现代化方法的合理利用,可以实现对档案的现代化管理。由此可以看出,在科技档案现代管理理念提出以及具体落实过程中,必须要意识到其在水利水电建设过程中的重要性。同时,在与其实际应用情况进行结合分析时,不难看出科技档案的现代化管理已经成为水利水电建设发展过程中的主要趋势,同时也是其中必不可少的重要环节。只有保证科技档案管理水平的有效提升,才能够实现档案内部各种不同类型信息的合理利用。

三、水利水电科技档案现代化管理措施

1.提升科技档案管理水平现如今,越来越多的新型技术被广泛应用在各个领域中,对于水利水电工程项目而言更是如此。科技档案工作在具体开展过程中,由于其整个实施过程相对比较繁琐,同时会涉及到的内容也比较多,步骤更是非常多。科技档案工作在实施时,主要的目的就是为了实现对各种不同类型信息的收集、保存和归档处理等。所以任何一个步骤在具体开展过程中的有效性,势必会直接影响到档案管理的整体质量。因此,对于工作人员而言,必须要结合实际要求,积极采取有针对性的措施,按照标准的要求,促使水利水电科技档案的整个管理水平可以得到有效提升。首先,在科技档案管理工作的开展过程中,必须要保证每一个环节的实施都具有科学性和合理性,同时还要引进和利用一些具有现代化特征的软件,促使档案管理的整体效率能够得到有效提升。其次,要与档案自身的性质进行结合,这样可以实现有效的归档处理,同时还要将各种不同类型的档案进行仔细的划分,尤其是对于一些保密性相对比较强的资料,必须要进行特别处理,这样才能够保证档案管理的有效性。除此之外,由于过去使用的纸质档案不宜储存,很容易受到各种因素的影响出现损害,所以在对纸质档案进行管理时,必须要格外小心,在接收到对应的纸质档案时,必须要立即安排专门的工作人员,对这些纸质档案的内容、纸张等进行检查,避免出现严重的破损现象。另外,必须要在实践中对一些先进的管理技术进行科学合理的引进和落实,同时还要适当加大管理过程中资金的投入力度。通过这种方式在其中科学合理的利用,可以促使档案管理过程中的各项工作有序开展,同时还可以为这些工作的实施提供良好的环境作为支持。除此之外,还可以保证档案管理的水平得到有效提升,促使内部各种不同类型档案资料的使用率可以得到有效提升,真正实现科技档案的现代化管理目的。

2.加快科技档案管理进程我国现如今已经全面进入到信息化时代,网络技术的整体发形势也比较良好。传统的纸质档案逐渐被当前的电子档案所替代,电子档案在实际应用过程中的作用和价值也越来越明显。在水利工程项目的规划和建设过程中,纸质档案的数量一直在不断减少,同时科技档案的数量越来越多,在现阶段以及未来发展过程中,科技档案的现代化管理都将成为主要的发展趋势。首先,在实践中要对网络技术进行适当的借鉴和利用,这样可以促使科技现代化管理的进程速度得到有效提升,对档案网络管理平台进行科学合理的构建和落实,同时还要对标准化的管理手段进行合理利用。其次,科技档案数据库在建设时,必须要引起重视,同时各个企业还要积极推进和落实数据库的建设。科技档案管理工作在开展时,最根本的目的就是要实现对计算机技术的合理利用,通过这种方式在其中科学合理的利用,才能够促使档案的检索率得到有效提升,同时还可以为查询提供方便快捷的条件。

3.完善档案管理制度在水利水电科技档案现代化管理相关措施的制定以及具体落实过程中,要想真正实现和落实科技档案的现代化管理,首先要做的一点就是国家必须要针对当前水利水电工程项目的建设现状,制定出一系列符合实际要求的管理制度,同时还要保证每一个环节在实施过程中,都必须要有对应的标准作为支持。这样做的根本目的是为了在实践中促使档案在整个管理过程中的形成、收集以及归档等,都可以利用统一的衡量标准和要求来进行管理。其次,水利水工程项目在具体开展过程中,相关企业和部门还要将档案管理工作融入到日常的工作环节当中,提高对档案管理工作的重视程度。档案管理工作在具体开展过程中,可以将其看作是工作考核当中非常重要的一部分,这样可以结合实际要求,对考核内容进行科学合理的制定和落实,同时还可以实现对考核结果客观的评价和判断。由此可以看出,对现有的各种不同类型档案管理制度进行不断完善和优化,对水利水电科技档案的现代化管理而言,可以起到良好的推动影响和作用。

4.加强电子文件管理实现资源的共享新时期背景下,我国已经全面进入到信息化、网络化时代,此时必须在对水利水电工程档案管理工作进行优化和完善时,要与时代发展现状进行结合,将先进的技术手段与档案管理工作进行有效融合。这样做的根本目的是为了实现电子文件的管理,同时还可以实现档案资源的共享。首先,要在时代发展的影响下,构建和利用高效、先进的档案管理软件。通过该软件在档案管理工作中的应用,可以保证档案管理中的目录输入、档案信息资料的打印、修改等各个环节,都可以直接通过软件、计算机来进行操作。整个操作过程不仅简单、便利,而且准确性强,可以实现有效的储存,同时还可以根据需求,对相关数据进行仔细的审核、分析和查询。其次,在纸质录入方面,必须要加快建档速度,实现电子档案与纸质文件档案的同步操作,这样可以保证现有档案信息资源能够实现共享。最后,要加强对电子文件管理的重视程度,这不仅是时代发展的必然趋势,而且也是档案管理工作在实现转型、改革和创新发展的重要机遇。在实现电子、纸质档案同步管理的基础上,可以实现现有资源的归纳、整合、共享和高效利用,为水利水电工程项目的建设提供有效的档案信息资源作为支持。

5.提高档案管理人员的综合素质、专业能力由于水利水电工程项目的复杂性,与其对应的档案管理工作在开展时,涉及的内容普遍比较多,而且整个管理难度也比较大,对管理人员提出的要求比较高。档案管理人员在水利水电工程项目科技档案的现代化管理理念落实过程中,必须要在以人为本的基础上,保证其自身的综合素质、专业能力可以得到有效提升。档案管理人员要时刻关注如今的整体发展形势,对科技档案管理方面的专业内容、知识、技术、软件等进行关注,保证现有档案管理软件可以及时升级、优化,为档案管理工作的有序开展提供保证。除此之外,还要对相关水利水电工程建设的部分内容进行了解和认识,这样在档案管理工作开展时,即使是涉及到部分专业性的词汇、技术等,也可以实现高效的管理,保证水利水电工程的科技档案现代化管理水平能够得到有效提升。

6.加强电子资料的管理力度水利水电科技档案管理工作在具体开展过程中,必须要结合实际要求,将电子资料管理模式合理的应用其中,这样不仅可以满足新时期背景下提出的个性化发展要求,而且还可以实现对各项数据高效的分析和调整。通过电子资料管理模式的引进和利用,可以构建一套具有科学性、合理性的档案管理软件,对整个目录输入、打印、修改等各个环节要素进行有效的实施,同时还可以实现对各项数据的审核、查询和分析。保证各环节工作的顺利开展,为水利水电工程项目有序开展提供档案信息作为支持。除此之外,在纸质录入方面,必须要尽可能加快建档速度,实现资源工薪,保证现有资源的高效利用。另外,还要加强对电子管理工作的重视程度,这样不仅可以加强对其日常的一系列管理力度,而且还可以真正实现电子与纸质档案的同步管理,在实现资源共享的基础上,可以提高资源的整体利用率,为水利水电工程项目各环节施工的顺利开展提供有效的信息依据作为支持。

四、结束语

科学技术的不断进步和快速发展,对推动水利水电科技档案的现代化管理而言,具有实质性意义。这种管理方式的提出以及在实践中的有效落实,对水利水电工程项目的规划和建设而言,具有不可替代的影响和作用。同时,其不仅可以为档案的搜集、整合、储存等提供方便快捷的方式,而且还可以满足科技档案现代管理过程中提出的一系列要求。因此,必须要意识到科技档案现代化管理在水利水电工程项目建设过程中的重要性,同时还要实现现代化、科学化的管理理念。对于企业而言,必须要提高重视程度,这样才能够实现对水利水电科技档案的现代化管理。

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作者:史学红 单位:江西省水利规划设计研究院

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